Open Calls Fund

Σχετικά με το έργο

Το Open Calls Fund είναι μια ολοκληρωμένη ψηφιακή πλατφόρμα που έχει σχεδιαστεί για τη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής των προγραμμάτων ανοιχτών προσκλήσεων και των πρωτοβουλιών χρηματοδότησης. Η πλατφόρμα, που αναπτύχθηκε από την Exeo, υποστηρίζει πολλαπλούς ρόλους χρηστών — συμπεριλαμβανομένων διαχειριστών, αξιολογητών και υποψηφίων — σε ένα συνεκτικό και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον. Ο αρθρωτός σχεδιασμός της εξασφαλίζει ευελιξία και επεκτασιμότητα, επιτρέποντας στους οργανισμούς να χειρίζονται μεγάλους όγκους αιτήσεων, διατηρώντας παράλληλα τη διαφάνεια και την λειτουργική απόδοση.

Βασικά χαρακτηριστικά

Εφαρμογή Backoffice

Η εφαρμογή Backoffice αποτελεί τον λειτουργικό πυρήνα της πλατφόρμας, επιτρέποντας στους διαχειριστές να διαχειρίζονται τις ανοιχτές προσκλήσεις με ακρίβεια και ευκολία. Από τη δημιουργία και την επίβλεψη των γύρων αιτήσεων έως την ανάθεση αξιολογητών, κάθε διαδικασία διαχειρίζεται μέσα από μια κεντρική διεπαφή. Οι διαχειριστές μπορούν να εισάγουν εξωτερικά δεδομένα, να ενεργοποιούν αυτόματες ειδοποιήσεις μέσω email και να δημιουργούν εξαγωγές σε μορφή Excel για αιτήσεις, αξιολογήσεις ή εγγραφές.

Η διαχείριση των αξιολογητών επίσης απλοποιείται μέσω του Backoffice. Οι διαχειριστές μπορούν να αναθέτουν αξιολογητές σε συγκεκριμένες προσκλήσεις, να παρακολουθούν την απόδοσή τους και να εξάγουν δεδομένα αξιολόγησης ανάλογα με τις ανάγκες. Ένας ενσωματωμένος μηχανισμός αξιολόγησης υποστηρίζει τον ποιοτικό έλεγχο, ενώ οι ενσωματωμένες λειτουργίες ανταλλαγής μηνυμάτων και email διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ όλων των ρόλων.

Για να διασφαλιστεί η αντικειμενική αξιολόγηση, η πλατφόρμα περιλαμβάνει ένα σύστημα κατάταξης βασισμένο σε σταθμισμένα κριτήρια αξιολόγησης. Οι βαθμολογίες υπολογίζονται δυναμικά με βάση προκαθορισμένη λογική, υποστηρίζοντας τη διαφανή λήψη αποφάσεων.

Μπορούν να δημιουργηθούν και να τροποποιηθούν προσαρμοσμένα έντυπα μέσω ενός ενσωματωμένου σχεδιαστή εντύπων. Οι διαχειριστές μπορούν να σχεδιάσουν ξεχωριστά έντυπα για αιτήσεις, έλεγχο επιλεξιμότητας και αξιολόγηση, με τη δυνατότητα να εφαρμόζουν συστήματα στάθμισης σε μεμονωμένα πεδία. Οι σχολιασμοί πεδίων βοηθούν τους αιτούντες και τους αξιολογητές να πλοηγηθούν σε κάθε ενότητα, βελτιώνοντας περαιτέρω τη σαφήνεια και τη χρηστικότητα.

Το σύστημα διαθέτει ένα ενοποιημένο περιβάλλον CRM που συγχωνεύει όλους τους ρόλους των χρηστών — διαχειριστές, διαχειριστές ανοιχτών προσκλήσεων, αξιολογητές και αιτούντες — σε ένα ενιαίο backend. Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση των δικαιωμάτων, την πρόσβαση σε αρχεία και την παροχή υποστήριξης χωρίς εναλλαγή μεταξύ διεπαφών. Η ενσωματωμένη λειτουργικότητα helpdesk, με ενότητα FAQ και έκδοση εισιτηρίων βάσει CRM, βελτιώνει την εμπειρία υποστήριξης.

Η επικοινωνία είναι ένα άλλο βασικό πλεονέκτημα της πλατφόρμας. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν προδιαμορφωμένα πρότυπα email για να επικοινωνούν ορόσημα, προθεσμίες ή αποτελέσματα αξιολόγησης. Η αλληλουχία μηνυμάτων επιτρέπει συζητήσεις σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των χρηστών και όλες οι αλληλεπιδράσεις καταγράφονται στο CRM για πλήρη ιχνηλασιμότητα.

Εφαρμογή αξιολογητή

Η εφαρμογή αξιολογητή παρέχει στους αξιολογητές μια ειδική διεπαφή για την αξιολόγηση των υποβληθέντων αιτήσεων. Οι αξιολογητές μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο στις καταχωρήσεις που τους έχουν ανατεθεί, να συμπληρώνουν φόρμες αξιολόγησης και να ακολουθούν λεπτομερείς οδηγίες αξιολόγησης που παρέχονται από τους διαχειριστές. Το περιβάλλον είναι δομημένο έτσι ώστε να υποστηρίζει τόσο τη διαφάνεια όσο και την εστίαση, μειώνοντας τον κίνδυνο σύγχυσης ή λαθών στη βαθμολόγηση.

Κάθε αξιολογητής έχει πρόσβαση σε έναν εξατομικευμένο πίνακα ελέγχου όπου μπορεί να παρακολουθεί το φόρτο εργασίας του και να ελέγχει τα χρο Οι ειδοποιήσεις τους ενημερώνουν για τις επικείμενες προθεσμίες ή ενημερώσεις, ενώ τα εσωτερικά εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων εξασφαλίζουν την άμεση επικοινωνία με τους συντονιστές ή τους διαχειριστές. Οι αξιολογητές μπορούν επίσης να διαχειρίζονται τα προφίλ τους και να βλέπουν το ιστορικό τους σε διαφορετικές προσκλήσεις.

Εφαρμογή για υποψηφίους

Η εφαρμογή για υποψηφίους έχει σχεδιαστεί με γνώμονα τη σαφήνεια και την εμπειρία του χρήστη, καθοδηγώντας άτομα και οργανισμούς σε όλη τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων από την αρχή έως το τέλος. Οι υποψήφιοι καθοδηγούνται μέσω δομημένων εντύπων αίτησης που αποθηκεύουν αυτόματα την πρόοδο, επιτρέποντάς τους να επιστρέφουν ανά πάσα στιγμή για να ολοκληρώσουν τις υποβολές τους Όταν λήγει η προθεσμία, οι ατελείς αιτήσεις υποβάλλονται αυτόματα για να διασφαλιστεί η συμπερίληψή τους στη διαδικασία αξιολόγησης.

Οι υποψήφιοι μπορούν να διαχειρίζονται τα προσωπικά ή οργανωτικά προφίλ τους, να παρακολουθούν την κατάσταση των υποβολών τους και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για σημαντικά γεγονότα, όπως επιβεβαιώσεις υποβολής ή αποτελέσματα αξιολόγησης. Ένα ενσωματωμένο σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων τους επιτρέπει να επικοινωνούν με το τμήμα υποστήριξης ή τους διαχειριστές απευθείας από την πλατφόρμα, εξασφαλίζοντας ομαλή επικοινωνία και υποστήριξη.

Αποτέλεσμα

Με την ολοκληρωμένη αρχιτεκτονική και τον σχεδιασμό της με επίκεντρο τον χρήστη, η πλατφόρμα Open Calls Fund επιτρέπει στους οργανισμούς να εκτελούν δίκαια, αποτελεσματικά και επεκτάσιμα προγράμματα ανοιχτών προσκλήσεων. Με την ενοποίηση των διοικητικών ροών εργασίας, των εργαλείων αξιολόγησης και των διεπαφών των αιτούντων σε ένα ενιαίο ψηφιακό οικοσύστημα, η πλατφόρμα υποστηρίζει τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων και τη διαφανή κατανομή των χρηματοδοτήσεων. Σχεδιασμένη και υλοποιημένη από την Exeo, αποτελεί ένα ισχυρό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο τα ψηφιακά εργαλεία μπορούν να προωθήσουν τη σαφήνεια, τον αντίκτυπο και την καινοτομία στον τομέα της χορήγησης επιδοτήσεων.